在写格式和结构内容之前，首先大家需要明确商务写作的基本概念。

对于很多同学来说，可能没有实际的商务工作经验，所以在刚接触商务英语写作的时候会有点懵，你需要先把自己催眠成一个商务环境中的职场人士。

◆◆第一步◆◆

你需要做的是，了解你的写邮件对象。

我们经常为了自己要写的内容感觉痛苦，我们编写复杂的电子邮件，报告看起来也很一般，大部分时候我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。

了解一段文字的目的是为了给你一种方向感。撰写商业报告应遵循特定的格式; 例如，公司内部经常往来的电子邮件可能简短而不正式，但客户电子邮件或PowerPoint演示文稿最好要遵循礼貌，内容清晰和简洁这样的准则。

你的收件人就是你的指南针; 你首先要换位思考，如果你是收件人，你想要知道的内容是什么？这样会大大缩小你写作的范围。

你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇等都符合你收件人的实际情况和当下的情景，这不仅仅是邮件内容有效性的问题，还体现着你的沟通技巧。你能不能水岸的运用你的沟通能力和不同的收件人沟通，让对方理解并给予你有效的回复。完成沟通的目标。

◆◆第二步◆◆

你应该在内容和风格方面更加注意。

你的文章有没有按照商务写作基本特征和规则进行组织？

简单的语言

你写邮件也好，写报告也好写计划书也好，你的目的只有一个，就是把你的观点轻松快速的传达给你的观众。而要完成这一个目的，我认为多使用主动语态，选择常用的短单词避免使用过多形容词。

我们来看两句话：

"We’d love to be of assistance"

“We’d love to assist you.”

你认为在商务写作中，哪一句话更合适？

答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

简洁

Conciseness and Brevity是商务写作中非常重要的一个原则，因为你的收件人和观众无法浏览多个报告页面以获取他们所寻求的信息。所以请尊重你收件人的时间，他们需要的是能够轻松访问重要信息。

什么叫做简洁呢？

（1）紧紧围绕着你的主题

（2）专注于事实

（3）你的写作主旨要避免歧义，清楚的交代事情

（4）建议你选择简短的单词

举个例子：

will you be kind enough to 和 please

你会选择哪个？

当然是please！

anticipate 和except

endeavor 和 try

facilitate 和 help

在商务写作中二选一你选哪个？

我们选用简短有效的单词组成句子，每个句子不要超过20个词，如果情况允许越直观的表述越好，可视化优于数字

（5）避免不必要的修饰比如形容词和副词，还有那些which／that的从句

明确的区分开观点和事实

这两方面的内容应该在你的商业写作中明确区分。

确保读者能够分辨什么时候你阐述的是事实，什么时候你阐述的是你个人的观点。

强烈建议大家要注意这个原则，这样在实际工作中你可以避免很多的误解，保证你的写作不会含糊不清。

你的目的只有一个

你的每一次商务写作交流都应该是有明确的目的，你需要努力不要偏离这个目的。一次把一个问题讲透，而不是什么都讲。

如果您通过电子邮件向同事发送后续电子邮件，请不要在同一封电子邮件中包含超过三个不相关的请求，在实务中也是要特别注意。

如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才知道你想表达什么？那你这个文章就认真失败了，你想一下，如果一个hr在给新员工培训的时候，说的不清不楚，之后的工作如何可能开展顺畅？

◆◆第三步◆◆

通过选用格式让你的表达更加高效

请你尽可能的通过使用标题，项目符号，编号和其他格式化功能（粗体，斜体，不同的颜色），来帮助阅读者更佳轻松浏览和扫描文本。

但要切记，这些highlight不要太过分！太多分散注意力的视觉元素会将焦点从信息中转移，注意力转移对你来说没有好处。

这个原则适用于所有的商务写作，无论是电子邮件，报告还是powerpoint，遵循格式会让你的写作更加清晰高效。

如有可能，尽量用可视化的图形或图表来替换枯燥的文本。

◆◆第四步◆◆

你的商务文章发出去之前一定要认真修改校对！

从第一稿到你最终的提案，中间一定会经历几次修改和校对。一个好的商务写作一定不会有语法和词汇错误，还有标点符号你也要注意！

你提交之前要确保多次阅读保证你的文章的流畅性和可读性，没有令人尴尬的错误。你可以选择通过在线拼写检查器来进行纠正。考试也是一样，确保语法和单词的正确是基本要求。

如果一封商务信函错误连篇，写信的人给人留下的印象会非常不好。

我们来看个小例子：

Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.

这个句子有没有错误？

低级错误不要犯！

◆◆第五步◆◆

不要忘记你的态度和观点

这是商业写作中很少被强调的部分，我们建议大家写作的时候多换位思考，可是了解你的读者和他们想要的东西是不足够的，你写作的目的其实还是为了你自己的诉求得到传达并得到良性的回应。

通过换位思考，站在对方的角度想问题，你的文章很可能更容易得到积极的回应，此时你把收件人当作来你的焦点，当对方是焦点的时候，你的提议更有节能得到对方积极的回应，帮助，支持，参与和采取行动。

而基于你自己观点出发的表述，用词才会真正的推动着对方朝着你期望的方向前进，让你变得可信，营造出良好的氛围。

下面我们回归到BEC考试

大家关心的最多的就是关于写作-格式

【商务英语写作基本格式】

商务英语的写作不同于其他类型的写作。它的标准更严格，写作的风格通常是预先确定的。商务写作的目的来说，就是让你的文章和邮件显得很专业。

大作文的基本内容

Letter

Information（回复，为何写?提供信息，请对方查看附件等）

Action（请求对方帮忙，给对方反馈）

Help（提供帮助，结束邮件）

结尾:Yours sincerely/faithfully

*信件一般不用写时间、地址、除非有具体的信息

BEC常考的信件类型：

订单类:handling order

询问类:enquiry and reply

投诉类:complaint and apology

告知变化类:notice of changes

邀请类:invitations

Report和proposal

标题一般是：Report on.../Proposal for...

1. Introduction

（写这个报告的目的是什么？)

2. Facts and Findings

(陈述调查发现的事实）

3. Conclusions（有时间可以省略）

（分析和归纳）

4.Recommendations/Solutiongs

（建议/解决方案）

report和proposal描述的情况一般是过去的，所以需要用过去式！但是如果文章中有对现在的客观事实进行描述的话（一般是结尾部分的总结或者陈述），则用一般现在时。

写作注意事项

齐头式：

段落齐头：在齐头式中，文件或书信中的每个部分都从左边界起头，不同的段落之间要空行；

标题首字母大写：

不同的部分（段与段之间），以空行的方式隔开；

总结和笔记：

At a slower rate... 以较低的速度...

The biggest loss was to A，which decreased from... to... of the whole，损失最大是A，整体上，它从XXX降至XXX

When we compare...，we see... 当比较的时候，我们会发现...

...had jumped four fold to... 跃升了四倍...

Remained constant at... 保持不变...

Although the raw date does not provide an explanation for these trends

尽管原始数据没有提供这些趋势的解释

BEC中级写作的小作文和大作文都是指定的，BEC高级写作的大作文是在letter、report和proposal中三选一，因此需要注意一下在写作答题卡上填涂题号。那么问题来了，有的同学会问哪个格式的内容会更容易拿高分呢？我能不能只选择其中的一种来练习呢？

如果你问我，我经常会建议那些被格式困扰的同学选择report，因为相对来说，report格式固定,结构明朗,而且方便练习!

report一般我会建议大家写一下标题，比如Report on staff salary system，然后按照report的三段式(introduction、findings和conclusion)来完成写作，非常简单。当然你还要结合话题的熟悉程度等来考量，不能一概而论。

而说到proposal，比起report来说你需要增加多一个recommendation，对一些比较难阐述自己观点的考生来说这可能是个坑，因为我看过一些学生写的作文，有些你觉得在日常生活中合理的建议，在商务场合中提出是不太合适的，暴露了你的不专业。

【要不要写标题？】

BEC写作正文前，是否需要写标题，这个根据写作的文体不同而决定。一般来说，letter是不需要写标题的，按照商务信件的格式写就可以了，另外两者写一下。至于你是选择齐头式还是缩进都可以，我的习惯是写齐头，也就是顶格写就好，段落间空行。

【商务写作的结构】

说到内容，商务写作的内容无非就是几个方面。大家找一本写作书就可以搞清楚，在微博评论中有同学提出了经典的“三段式”总分总结构。

这种结构在商务写作中也很常见，有很强的逻辑性，我们举个例子。

你需要写邮件投诉和抱怨！

那么你会怎么组织你的’三段式“

你现在脑海中想一下。

还记得我们刚才说的要点吗？

你需要先搞清楚收件人的情况，和你自己的目的和诉求。

逻辑结构来说就是：

-提出问题

-列举事实证明，以方便对方可以快速确认找出问题所在并给你提供帮助

-提出你的诉求，你希望对方怎么做？包括时间／付款方式等等细节

如果你是需要写作进行销售

那么你的逻辑是什么？

-提出你的产品或者服务引起对方兴趣

-描绘美好蓝图，把你的产品或服务给对方带来的好处一一阐述。

-表明你非常希望能成交。比如你愿意为了对方购买便利提供一切帮助，比如随时回复他，比如给他一些更详细的资料甚至是优惠等信息。

这个逻辑结构一搭建起来。是不是商务写作简单的不要不要了。

【最后我们讲一下内容】

你需要积累什么内容呢？

1.关于图表描述的词语，有效提取信息的能力无论是在工作中还是考试中都很重要。

你要认得饼图啊，线图啊，柱状图啊，这些怎么说？比如一些上升啊下降的趋势啊怎们描述，什么是参照物，要互相比较。比较你会不会说。这些你抽个时间百度一下【商务英语 图表】关键字，会出来一大堆。

The chart reflects several trends.

According to the graph,……

2.连接词

你需要准备一堆，用作不同的逻辑关系，比如表总结，举例子，强调，条件，因果关系……这个我不给你总结了，中学知识。用好了连接词你的整个文章绝对上一个档次！！

That brings me to the end of my presentation. I've talked about…

再看一个

That brings us to the next step, which is …

3.好词好句

这个贯穿你整个备考期间，做真题的时候，看口语大砖头的时候，你的小本本记下的那些好词好句写作的时候还不用更待何时！！

有些词我不建议大家用。

比如soon／a good return／heavy～～

这类词有什么问题内容？

笼统不具体！

soon是多久？

改为next monday，May 4, within 3days就好很多了，同样的道理。

a good return是多好？6.2% interest rate会不会好很多？

heavy是多重？

有了逻辑结构，内容，格式，你的和好文章的距离是啥？就是动笔啦！

写了改改了写，是通往好文章的必经之路。

对于备考来说，最后一个月每周三篇写作练习，到了考试那天你一定会有个大的飞跃!